Liste de contrôle pour l’assemblée générale annuelle (AGA)

Cette liste de contrôle aide les zones d’amélioration commerciale à remplir les obligations prévues aux paragraphes 15(1) et 21(1) du Business Improvement Procedures By-law No. 8111/2002 (règlement municipal sur les procédures d’amélioration commerciale) de la Ville de Winnipeg.

En préparation d’une réunion du conseil d’administration :

  • Présenter le projet de programmation et de budget pour l’année à venir, pour examen par le conseil d’administration.
  • Confirmer la composition du conseil d’administration (si nécessaire, envoyer un appel à candidatures aux membres).
  • Fixer la date de l’AGA et envisager une communication du type « réservez la date ».
  • Réserver le lieu de l’AGA.
  • Compléter les états financiers vérifiés et les soumettre au conseil d’administration pour examen et approbation avant de les présenter à l’AGA.

Remarques :

  1. Si la personne qui préside le conseil d’administration et celle qui assume le rôle de secrétaire-archiviste ne sont pas en mesure de remplir leurs fonctions lors de l’AGA, le conseil d’administration peut nommer un président et un secrétaire-archiviste pour l’AGA. Il n’est pas obligatoire que la personne qui agit comme secrétaire de l’AGA soit propriétaire, directeur, ou même employé d’une entreprise membre.
  2. Dans le cadre d’une réunion du conseil d’administration précédant l’AGA, le conseil d’administration peut proposer la ou les motion(s) suivante(s) :
    1. Que (nom) soit nommé président de l’AGA du (date).
    2. Que (nom) soit nommé secrétaire-archiviste pour l’AGA du (date).

  • Envoyer l’avis de convocation à l’AGA aux membres conformément aux articles 13(1) et 13(2) du règlement municipal no 8111/2002 :
    • 13(1) au moins 15 jours avant l’assemblée générale, le conseil d’administration doit informer chaque entreprise membre de la date, de l’heure, du lieu et de l’ordre du jour de l’assemblée générale. 13(2) La convocation à l’assemblée générale peut être remise en main propre ou envoyée par la poste à l’adresse municipale des entreprises membres.
  • Fixer une date limite pour le dépôt des déclarations de candidature auprès de la ZAC.
  • Indiquer cette date limite sur la convocation à l’AGA envoyée aux membres.
  • Inclure la formule RSVP dans l’avis de convocation à l’AGA.
  • Réunion du conseil d’administration : présenter le programme final, le budget et le % de prélèvement au titre de la taxe de ZAC pour examen et considération.
  • Motion du conseil d’administration : Le conseil d’administration recommande que le programme/budget et la taxe pour (l’année applicable) soient soumis à l’AGA.
  • Notification au conseil d’administration des candidatures proposées.

Rappel : Le règlement municipal exige que l’avis de convocation soit envoyé au moins quinze (15) jours avant l’AGA.

Conformément à l’article 17(3) du règlement municipal no 8111/2002, le budget doit être disponible sur demande pour examen par les entreprises membres.

  • Préparer un dossier pour les membres, comprenant les documents suivants :
    • l’ordre du jour;
    • la copie finale du budget;
    • le rapport du trésorier;
    • les états financiers vérifiés;
    • la liste des candidats au conseil d’administration, si un vote est requis.
  • Préparer la feuille de présence.
  • Confirmer la réservation de la salle.

  • Apporter un nombre suffisant d’exemplaires du dossier de l’AGA pour le distribuer.
  • Feuille de présence.
  • Fournitures pour la réunion (stylos, etc.).

Les alinéas 21(1)(a) – (e) du Business Improvement Zone Procedures By-Law No. 8111/2002 (règlement municipal sur les procédures d’amélioration commerciale) exigent que les documents suivants soient soumis par voie électronique avant la fin de la troisième semaine de janvier de la nouvelle année.

Envoyez les documents suivants par courriel à cette adresse :

Andrew Poitras
Bureau du greffier
cityclerks@winnipeg.ca

Envoyez une copie à l’adresse suivante :

Martin Pasieczka
Agent de liaison des ZAC
mpasieczka@winnipeg.ca

  1. Convocation à l’AGA.
  2. Proposition de budget de la ZAC pour examen par le conseil municipal (doit utiliser le modèle de budget de la Ville);
    1. Si la ZAC a utilisé un format de budget différent approuvé dans le cadre de l’AGA, veuillez en inclure une copie.
  3. États financiers vérifiés pour l’année financière écoulée, signés par deux membres du conseil d’administration.
  4. Liste des membres de la ZAC pour la prochaine année financière.
  5. Description des activités de la ZAC au cours de l’année financière écoulée.

D’autres modèles sont disponibles auprès de l’agent de liaison des ZAC :

  • Modèle d’ordre du jour de l’AGA.
  • Modèle de formulaire de candidature au conseil d’administration.
  • Modèle de matrice de responsabilités des membres du conseil d’administration.
  • Modèle de feuille de présence à l’AGA.
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