Lignes directrices à l’intention des promoteurs pour l’organisation d’activités portes ouvertes

Obtenez un avis et une validation

Ne fixez pas et ne communiquez pas de date pour une activité portes ouvertes avant que les conditions suivantes ne soient remplies :

• L’urbaniste de district et la conseillère ou le conseiller du quartier ont examiné les détails du projet.
• Les panneaux de présentation et les documents sont prêts et approuvés pour être diffusés.

Confirmez ensuite les détails de l’activité

Communiquez à l’urbaniste de district et à la conseillère/au conseiller du quartier les renseignements suivants :

• La date
• L’horaire
• Le lieu

Évitez les dates et les horaires suivants

• Les jours fériés et les fins de semaine prolongées
• Les vendredis
• Les samedis ou dimanches en soirée
• Les jours d’élections fédérales, provinciales ou municipales
• Les jours de réunion du conseil municipal, d’un comité d’orientation permanent ou d’un comité municipal

Choisissez des horaires qui conviennent au plus grand nombre

Proposez des horaires qui permettent aux personnes ayant des emplois de temps différents d’y assister. Les options à privilégier sont les suivantes :

• En début de soirée en semaine (par exemple, de 15 h à 20 h)
• Les après-midis de fin de semaine (par exemple, de 14 h à 17 h)

Les séances doivent durer au moins deux à trois heures afin de permettre aux gens d’arriver et de partir à leur convenance.

Optez pour un espace neutre et accessible

Choisissez un lieu tiers dans le quartier, facile d’accès, par exemple :

• Une école
• Un club communautaire
• Un aréna
• Une église
• Un hôtel
• Un auditorium
• D’autres espaces communautaires similaires

Facilitez l’accès

Le jour de l’activité :

• Installez des panneaux clairs à l’entrée principale.
• Installez des panneaux supplémentaires à l’intérieur du bâtiment pour diriger les personnes vers le local où se déroule l’activité.

La Loi sur l’accessibilité pour les Manitobains et le Règlement sur les normes d’accessibilité au service à la clientèle définissent ce que les organisations doivent faire pour fournir des services accessibles.

Les promoteurs doivent inclure une offre active de formats accessibles dans toutes leurs publications, en ajoutant le texte suivant :

• « Des médias substituts sont disponibles sur demande. Communiquez avec nous au [numéro de téléphone] ou à l’adresse [courriel]. »

Les promoteurs doivent aussi intégrer des considérations d’accessibilité dans la conception, le matériel et le déroulement de l’activité portes ouvertes. Pour ce faire :

Choisissez un lieu accessible

• Choisissez un lieu sans marches ou équipé de rampes/ascenseurs.
• Assurez-vous qu’il y a des toilettes accessibles.
• Veillez à ce qu’il y ait un stationnement accessible à proximité et, si possible, une zone de débarcadère clairement délimitée.
• Choisissez un espace proche des transports en commun.
• Utilisez un local bien éclairé et peu bruyant.

Aménagez le local pour faciliter les déplacements

• Prévoyez des allées suffisamment larges pour les fauteuils roulants, les scooters électriques et les poussettes.
• Prévoyez des sièges pour les personnes qui ne peuvent pas rester debout longtemps.
• Placez les panneaux et les documents à une hauteur accessible. 

Communiquez clairement l’information

• Utilisez un langage clair et évitez le plus possible le jargon technique.
• Utilisez des caractères de grande taille et faciles à lire, ainsi qu’un contraste de couleurs élevé sur les panneaux et les affiches.
• Ajoutez des sous-titres aux vidéos.

Répondez aux différents besoins en matière de communication

• Proposez aux participants un moyen facile de poser des questions en personne et par écrit.
• Faites preuve de patience et prévoyez du temps supplémentaire pour les questions.
• À la demande, envisagez des options telles que l’interprétation en langue des signes (ASL) ou d’autres aides à la communication (en fonction des besoins des participants et de ce que vous pouvez organiser).

NOTA : Cette liste n’est pas exhaustive et ne rend pas compte des nombreux aménagements et considérations nécessaires à la planification d’une activité.

Le Bureau de l’accessibilité de la Province du Manitoba propose des ressources pour des réunions et des activités accessibles :

• Liste de vérification pour la planification de réunions et d’activités
• Fiche d’information : Règlement sur les normes d’accessibilité au service à la clientèle
• Liste de vérification en matière de communication

Nous proposons aussi des solutions pour réduire les obstacles à la participation et proposer des médias substituts.

Ce qu’il faut présenter

Prévoyez de grands panneaux ou des supports d’affichage qui expliquent clairement le projet. Indiquez les éléments pertinents à votre projet, notamment :

• Descriptions du projet (ce qui est proposé)
• Plan du site
• Élévations du bâtiment (de quoi le projet achevé aura l’air)
• Plan de stationnement
• Plan d’aménagement paysager
• Emplacement des conteneurs à déchets/recyclage
• Études d’ombrage (si disponibles/requises)
• Études de circulation (si disponibles/requises)
• Emplacement des balcons (si disponible/requis)
• Éclairage extérieur (si disponible/requis)

Aménagez le local pour une visite libre

• Permettez aux personnes de circuler librement et de consulter les documents à leur rythme.
• Envisagez de proposer des rafraîchissements légers (facultatif).

Qui informer

Informez les résidents du voisinage et les autres personnes intéressées ou parties prenantes.

Comment informer

Combinez différentes méthodes, notamment :

• Distribuez des avis aux foyers voisins (à moins de 100 mètres à pied du projet d’aménagement).
• Passez des annonces dans les journaux locaux

Quand informer

Prévoyez un préavis d’au moins une semaine avant l’activité portes ouvertes.

Assurez-vous d’avoir les bonnes personnes sur place

Assurez-vous que le personnel présent soit en mesure de répondre aux questions concernant le projet et soit disposé :

• à écouter respectueusement;
• à prendre en compte les solutions de rechange et les préoccupations exprimées.

Suivez la participation

Utilisez une feuille de présence pour noter :

• les noms des participants;
• leur lieu de domiciliation (le nom de la rue suffit).

Recueillez les commentaires

Proposez un questionnaire de sortie pour que les participants puissent exprimer :

• ce qui obtient leur approbation;
• ce qui les préoccupe;
• leurs suggestions ou solutions de rechange.

Après la tenue de l’activité, soumettez un rapport écrit à la Ville, comprenant les renseignements suivants :

• La date, l’heure et le lieu de l’activité portes ouvertes
• L’assistance totale (le nombre de personnes qui ont participé)
• Le lieu de résidence approximatif des participants (par quartier/nom de rue, pas d’adresse complète)
• Les résultats du questionnaire de sortie, notamment :
  • Nombre de personnes qui appuient le projet et qui s’y opposent
  • Résumé des principaux commentaires (positifs et négatifs)