Les membres du public peuvent prendre part aux réunions du conseil municipal et de ses comités en soumettant leurs commentaires par écrit ou en s’exprimant à titre de délégation. Les délégations peuvent seulement s’inscrire pour s’exprimer ou soumettre des commentaires sur des points figurant déjà à l’ordre du jour de la réunion. On n’acceptera pas les demandes visant à s’exprimer ou à soumettre des commentaires sur des points ne figurant pas à l’ordre du jour.
Vous pouvez visionner les réunions en direct sur la chaîne YouTube de la Ville. Après les réunions, le procès-verbal et les documents de décision sont publiés dans le système d’aide à la décision (SAD) du Bureau du greffier.
Soumettre des commentaires écrits
Les membres du public peuvent soumettre des commentaires au conseil municipal ou à un comité du conseil en remplissant le formulaire de soumission du public.
Les commentaires écrits doivent porter sur des points figurant déjà à l’ordre du jour de la réunion. On n’acceptera pas les demandes visant à soumettre des commentaires sur des points ne figurant pas à l’ordre du jour.
Toutes les soumissions doivent nous parvenir avant midi le jour ouvrable qui précède la réunion. Pour les réunions qui ont lieu le lundi, les soumissions doivent nous parvenir avant midi le vendredi précédent. Les soumissions seront distribuées à tous les membres du comité, et seront enregistrées dans les dossiers publics et publiées dans l’ordre du jour et le procès-verbal de la réunion.
Tous les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions du conseil municipal et de ses comités sont publiés dans le SAD.
S’exprimer lors d’une réunion à titre de délégation
Pour vous inscrire à titre de délégation pour une réunion à venir, vous devez remplir le formulaire d’inscription avant midi le jour ouvrable qui précède la réunion. Pour les réunions qui ont lieu le lundi, les inscriptions doivent nous parvenir avant midi le vendredi précédent.
Les délégations peuvent seulement s’inscrire pour s’exprimer sur des points figurant déjà à l’ordre du jour de la réunion. On n’acceptera pas les demandes visant à s’exprimer sur des points ne figurant pas à l’ordre du jour. Lorsque vous vous inscrivez, vous devez préciser devant quel comité et sur quel point de l’ordre du jour vous souhaitez vous exprimer, et indiquer si vous soutenez les recommandations ou vous y opposez. Les ordres du jour sont publiés dans le SAD (en anglais seulement).
Le conseil municipal entendra au maximum deux personnes pour chacun des camps (pour et contre).
Consignes à l’intention des délégations
Une fois que vous aurez rempli le formulaire d’inscription en ligne, le personnel du Bureau du greffier communiquera avec vous afin de vous donner les renseignements nécessaires pour participer.
Les délégations :
- doivent adopter un comportement respectueux et observer l’ordre et le décorum;
- ne doivent pas porter d’affiches ni de pancartes;
- ne doivent pas applaudir ni interrompre les personnes qui prennent part aux débats;
- ne doivent pas déranger la réunion de quelque manière que ce soit, y compris en discutant.
Dossier public
Tous les commentaires, qu’ils soient formulés oralement ou par écrit, sont versés au dossier public et pourra être publié en ligne via le système d’aide à la décision de la Ville.
Tout renseignement personnel figurant dans une soumission fera également partie du dossier public. Seuls les champs relatifs à l’adresse et aux coordonnées seront masqués.
Toutes les réunions sont enregistrées sur vidéo et l’enregistrement sera mis en ligne et restera accessible en permanence.
Les commentaires qui sont irrespectueux ou qui ne contiennent pas les renseignements requis peuvent ne pas être enregistrés dans les dossiers publics.
Les membres du public n’ont pas le droit de s’exprimer relativement aux questions régulières à l’ordre du jour qui ont fait l’objet d’une audience publique ou aux questions qui font partie de procédures judiciaires dans lesquelles la Ville est impliquée.
Les délégations qui s’expriment relativement à l’attribution d’un contrat ne peuvent parler qu’au sujet des critères de l’appel d’offres.
Délégations en personne
Les réunions du conseil municipal et de ses comités ont lieu dans l’immeuble du conseil, au 510, rue Main.
Si vous devez vous exprimer lors d’une réunion, arrivez avant le début de celle-ci et restez dans la galerie jusqu’à ce qu’on appelle votre nom.
Délégations à distance
Vous pouvez participer aux réunions à distance au moyen de Zoom. Vous recevrez les renseignements nécessaires pour vous joindre à la réunion après avoir terminé votre inscription en ligne.
Toutes les délégations à distance doivent se trouver dans la salle d’attente Zoom avant le début de la réunion. Veuillez rester dans la réunion Zoom jusqu’à ce que votre nom soit appelé.
S’exprimer en français
Si vous souhaitez vous exprimer en français à titre de délégation, vous devez soumettre une demande écrite au Bureau du greffier au moins deux jours ouvrables avant la réunion. La demande doit indiquer la réunion à laquelle vous voulez participer et le point sur lequel vous voulez vous exprimer.
Questions
Si vous avez besoin d’un format différent ou que vous avez des questions sur le processus lié aux délégations, veuillez communiquer avec le Bureau du greffier.